Als implementatietijd geen struikelblok meer zou zijn...

Het uitstellen van de implementatie van een degelijk ERP-systeem is in middelgrote organisaties dagelijkse realiteit. Omdat er niemand is die het kan inrichten… Of omdat de betrokkenen al tot over hun over in het werk zitten… Of… Argumenten zijn er legio, maar grote gevolgen van dit uitstel gedrag ook. Te lang wachten met het inrichten van een goed systeem laat druk toenemen en processen spaak lopen. En pas wanneer de handmatig bijgehouden, zelf in elkaar geknutselde Excelbestandjes niet meer voldoen én er in het meest ongunstige geval een aantal mensen met burn-out klachten thuiszitten, dán worden wij ingeschakeld.

Visie vanuit helicopterview
En dat is écht een gemiste kans, want wanneer men kiest voor een methodische manier van implementeren dan wordt er veel onnodige ellende voorkomen. Vaak is men intern zó gewend aan de huidige werkwijze dat mensen niet meer zien hoe kwetsbaar deze is. Een herkenbaar voorbeeld is het doorvoeren van meerwerk, dat vaak pas heel laat in het proces toevallig komt bovendrijven, omdat verschillende collega’s verschillende bestandjes bijhouden. En hoe onprofessioneel is dat: om máánden na de afgeronde opdracht nog met een fikse factuur bij je (tot dan toe) tevreden opdrachtgever aan te komen. En dan praten we nog niet over de bergen tijd die deze manier van werken met zich meebrengt omdat focus ontbreekt, mensen dingen dubbel doen en men elkaar continu controleert omdat de objectieve helicopterview ontbreekt. Kortom, bedrijven verliezen kostbare tijd die veel beter besteed kan worden.

Tijdgebrek als illusie
‘De implementatie van ons ERP-systeem vindt gefaseerd plaats. Het laatste wat we doen is alles op zijn kop zetten, want dat werkt niet. Meestal plannen we om de periodiek een afspraak, zodat we de collega’s op methodische, rustige en overzichtelijke wijze meenemen in de nieuwe manier van werken. We merken dat dit gewaardeerd wordt, omdat er intern al veel tijdgebrek en onrust heerst als bedrijven eenmaal overstappen op slimme software die hen blijven gaat verlichten’, aldus Fred Booms, account manager bij YVI Family.’We denken mee en adviseren over procesoplossingen, verzorgen training on the job en nemen ook concreet werk over, bijvoorbeeld door onze mensen gegevens van lijstwerk in te laten voeren. Ik durf te stellen dat tijdgebrek een illusie is. Gebaseerd op een vooroordeel door inefficiënt ingerichte werkwijzen. En de implementatietijd van zo’n nieuwe werkwijze valt reuze mee: wanneer men eenmaal de focus op verbetering heeft is het zó gepiept. Soms zelfs binnen enkele weken…’