Eind vorig jaar koos Gelders Genootschap voor projectsoftware YVI Ruby. Als adviesbureau met ruim 60 medewerkers in dienst, is Gelders Genootschap gespecialiseerd in architectuur, cultureel erfgoed, landschap, stedenbouw en infrastructuur. Op al deze terreinen van omgevingskwaliteit zijn ze een betrokken adviseur en partner voor de ledengemeenten van hun vereniging. Daarbij is de inzet gericht op het behouden en waar mogelijk versterken van de ruimtelijke kwaliteit van stad en platteland. We spraken met Simon van den Bergh, hoofd bedrijfsvoering bij Gelders Genootschap.
De zoektocht naar projectmanagement software is ontstaan in de behoefte naar systemen die eenvoudig gegevens met elkaar kunnen uitwisselen: “Het belangrijkste aspect was dat we wel al digitaal werkten, maar met verschillende systemen die niet of nauwelijks met elkaar communiceerde. Daarnaast speelde er, parallel aan de vraag naar projectmanagement software, een herinrichting van processen en procedures omtrent de boekhouding; hoe gaan we de financiële kant inrichten, na het afscheid van onze vaste boekhouder.”
“We werkten eerder niet met een ander projectmanagement systeem. En waar het financiële stuk projectmanagement raakt, dat was niet digitaal en niet ingeregeld. We zijn toen gaan zoeken naar software die ons daarbij kon ondersteunen. In Overijssel zit Het Oversticht, een soortgelijke organisatie als Gelders Genootschap. Zij werken met YVI Ruby en via hen had ik dus al eerder van YVI Ruby gehoord. We zijn een keer gaan kijken om te zien hoe zij het toepassen en waren daarna snel overtuigd om ook met YVI Ruby te gaan werken.”
Gelders Genootschap koos voor YVI Ruby en zijn parallel daaraan voor de boekhouding overgestapt op Exact Online, enerzijds vanwege de manier waarop beide systemen met elkaar te integreren zijn en met elkaar communiceren, anderzijds omdat er nog in een verouderd systeem van Globe werd gewerkt.
Met de overstap naar beide nieuwe systemen heeft Gelders Genootschap een frisse nieuwe start gemaakt als organisatie en bovendien een duurzame oplossing gekozen richting de toekomst: ”Een frisse start in een nieuw systeem als YVI Ruby heeft ons overzicht gebracht en heeft ons laten nadenken over interne processen. Het heeft ons daarmee scherpte en diepgang gebracht en daarnaast is het overzichtelijker geworden om ook op diepere lagen binnen projecten te plannen. Door deze efficiëntieslag is onze declarabiliteit binnen een paar maanden gestegen van 58% naar 69%, wat natuurlijk een aanzienlijk verschil is. En door YVI Ruby samen met Exact Online te gebruiken als boekhoudpakket, hebben we bovendien een oplossing gevonden van twee systemen die naadloos met elkaar communiceren.”
Een langdurig implementatietraject was in het geval van Gelders Genootschap niet nodig, want er was geen dataconversie nodig vanuit een ander systeem. In plaats daarvan zijn alle gegevens en projecten handmatig ingevoerd: “Hierin zijn we door YVI Family goed en realistisch ondersteund en bijgestuurd. Er was een goede en duidelijke implementatielijn bepaald en een gerichte focus op het starten met YVI Ruby per januari, om zo het boekjaar gelijk te kunnen laten lopen. Hierin werd op tijd aan de bel getrokken en bijgestuurd als intern te veel werd af bewogen van het doel om alles up en running te hebben per januari.
“Met YVI Ruby hebben we nu een totaal up-to-date bedrijfssysteem. We hebben daarbij de structuur ontzettend LEAN opgezet, 95% van onze projecten heeft geen fases, maar enkel taken. Hierdoor hoeven onze medewerkers alleen op hun werkende taken te plannen, dat maakt het heel overzichtelijk en prettig werkbaar. Alleen de langlopende projecten hebben we in fases opgebouwd. Door deze overzichtelijke structuur was het draagvlak binnen de organisatie snel aanwezig en daarmee is het gebruik ook heel snel geaccepteerd. De fijne en intuïtieve interface van YVI Ruby heeft daar ook zeker aan bijgedragen.”
