Sinds twee jaar werken Gortemaker Algra Feenstra en YVI Ruby samen. Gortemaker Algra Feenstra, een architectenbureau met 80 medewerkers in dienst, staat bekend als specialist in de gezondheidszorg, maar is ook werkzaam in andere maatschappelijke sectoren zoals onderwijs. In de markt staan ze bekend om de geboden totaaloplossing. De ontwerpen zijn kenmerkend door de technische kennis van de projecten, de logistieke stromen en de complete afstemming op de gebruikerswensen. We spraken Gert-Jan Groeneveld, al bijna 25 jaar controller bij GAF in Rotterdam, over de ontwikkelingen binnen de organisatie, de impact van de coronacrisis en de keuze voor YVI Ruby als projectmanagementsoftware.
“Onze betrokkenheid is daarbij een van onze belangrijkste drijfveren. Klanten zijn deze betrokkenheid gaan waarderen en dat betekent dat we vaak al aan tafel zitten voordat er een definitief programma van eisen is opgesteld. We ondersteunen onze klanten van ontwerp tot en met de oplevering van het gebouw. Doordat we alle bouwkundige disciplines in huis hebben, kunnen we onze klanten geheel ontzorgen. We maken daarbij vooral gebruik van eigen personeel, mede daardoor zijn de we laatste jaren alleen maar gegroeid.”
Unieke werkwijze
“Bij het ontwerp van ziekenhuizen zijn de logistieke stromen en de vertaling van de gebruikerswensen belangrijke onderdelen. In onze ontwerpen focussen we ons op de conceptuele uitwerking. Hierin komt onze deskundigheid optimaal naar voren en daarmee hebben we al veel van onze klanten kunnen overtuigen. Ontworpen ziekenhuizen waarin we ons concept hebben kunnen realiseren zijn bijvoorbeeld: het Antonius ziekenhuis, Sint Franciscus Gasthuis & Vlietland Ziekenhuis Bernhoven en het Deventer Ziekenhuis.”
Verschuiving manier van werken en visie op ontwerpen
“Vroeger werden vrijwel alle projecten aanbesteed op de markt. Het ontwerp werd uitgewerkt tot bestekniveau en na aanbesteding gegund aan de laagste inschrijver. Tegenwoordig wordt er vaak in bouwteams gebouwd. De aannemer wordt dan vooraf geselecteerd en in een vroeg stadium betrokken, vaak al in de definitieve ontwerpfase. Zo maken we optimaal gebruik van elkaars expertise. Dat komt de kwaliteit veelal ten goede.”
“Er zijn de laatste jaren nieuwe duurzaamheidseisen en -wensen ontstaan. We zien daarin afwegingen tussen inzet van duurzame materialen en beheersbare exploitatiekosten. Om de exploitatiekosten te verlagen, zijn in het ontwerp vaak meer investeringen nodig. We treden hierin uiteraard op als adviseur door een brug te slaan tussen de ambities en de realisatie.
Impact corona op de organisatie
“De coronacrisis heeft in het hele land veel bedrijven geraakt en ook zijn invloed op de bouw gehad. Als bureau hebben wij geen last gehad van de coronacrisis. We zijn ondanks de situatie gestaag doorgegroeid en zijn juist gestart met nieuwe opdrachten. Een aantal projecten liepen al voordat corona zijn effect op de markt begon te krijgen en een aantal gunningen viel juist tijdens de coronaperiode. Onze opdrachtstroom heeft er niet onder geleden en met het bureau hebben we ons snel aangepast aan onder andere de thuiswerksituatie.”
“Natuurlijk gold voor ons vanaf dat moment ook een andere manier van communicatie. Veel meer overleg moest noodgedwongen via online platforms. Dit hebben we snel ingericht. Daar plukken we nu nog altijd de vruchten van, want de huidige hybride werkvorm is volledig geïntegreerd in onze organisatie. Fysieke afspraken en online vergaderingen wisselen elkaar af en dat komt de doorloop van projecten ten goede.”
Kansen toekomst
“Als we kijken naar de toekomst, willen wij met ons bureau ons verder internationaliseren. We beschikken over de juiste expertise en knowhow over met name ziekenhuizen en hebben ervaren dat we onze kennis ook in andere landen goed kunnen toepassen. De Nederlandse ziekenhuizen zijn een voorbeeld voor andere landen. Vanwege de specifieke wet- en regelgevingen zullen we bij internationale projecten altijd samenwerken met lokale architectenbureaus.”
Advies
“Een overzichtelijke projectadministratie is van belang bij het goed kunnen sturen van de voortgang van projecten. Dagelijks inzicht in de projectresultaten en de resterende budgetten per fase zijn daarvoor de basis. YVI Ruby sluit daarin aan bij onze werkwijze en geeft ons de juiste inzichten om projecten financieel onder controle te houden en snel te kunnen bijsturen wanneer dat nodig is.
Ervaringen met YVI Ruby
Uren boeken gaat in YVI Ruby heel soepel. Verder is het heel waardevol dat je per fase een percentage gereed kunt opgeven, zodat je op die manier je projectresultaat per fase zuiver kunt meten en je de facturatiemomenten goed kunt bepalen. Daarnaast is de software cloud-based, waardoor je eenvoudig thuis of op je telefoon kunt werken. De mogelijkheden in YVI Ruby zijn gedetailleerd, waardoor we ook intern nog beter gebruik kunnen maken van de beschikbare functionaliteiten. Het is daarbij prettig dat YVI Ruby realtime koppelt met financiële applicaties, zodat daarin ook de meeste recente informatie beschikbaar is.
