Sinds januari van dit jaar is HermanDeGroot actief gestart met het beheren van hun bedrijfsprocessen in YVI Ruby. Als veelzijdig en innovatief ingenieursbureau, waar de gebruiker centraal staat, adviseert HermanDeGroot op het gebied van technologie, verduurzaming en (her)ontwikkeling van vastgoed. Daarnaast zijn ze specialist op het gebied van energietransitie en laboratoria. Recentelijk spraken we met Jarno Visser, Directeur Operations bij HermanDeGroot.
HermanDeGroot richt zich met haar diensten op de beleving en behoeften van de eindgebruiker, die als spil gelden bij de innovatieve oplossingen die worden gerealiseerd: “Als organisatie staan we voor de ontwikkeling van duurzame en hoogwaardige technologische oplossingen op het gebied van vastgoed en gebiedsontwikkeling in de bebouwde omgeving. Mensen tevreden laten zijn met hun gebouw, door het creëren van goede concepten vanuit maatschappelijk oogpunt staat daarbij altijd centraal.
Als organisatie groeide de vraag naar een nieuw softwaresysteem waarin projecten centraal en up-to-date konden worden bijgehouden: “Ons huidige systeem was verouderd, foutgevoelig en erg bewerkelijk. Dat kostte veel tijd. We groeien als organisatie met de tijd mee en dat betekent ook het implementeren van de juiste intuïtieve projectmanagementsoftware die werkt vóór het bureau en de medewerkers, in plaats van andersom. Met YVI Ruby hebben we precies het systeem gevonden dat daarin voorziet!”
Waar het beheer van projecten eerder vaak foutgevoelig en bewerkelijk was, is er met de implementatie van YVI Ruby gezorgd voor een efficiënte dataconversie en gestructureerde inrichting van het systeem:
“We zijn een implementatietraject gestart waarbij we knopen moesten doorhakken met betrekking tot onze werkwijzen en werkprocessen. Daarbij liepen we af en toe tegen wat hobbels aan, maar de bereidheid en bereikbaarheid vanuit de consultants van YVI Ruby was persoonlijk en adviserend. Dat vonden we erg belangrijk tijdens de implementatiefase.”
Dankzij een zorgvuldig doorlopen implementatiefase en een efficiënte dataconversie is HermanDeGroot vanaf januari direct gestart met het boeken van uren. Vanaf maart is daar ook de facturatie bijgekomen. Het gebruik van YVI Ruby heeft direct gezorgd voor meer inzicht:
“YVI Ruby heeft ons direct meer overzicht en duidelijkheid gebracht in o.a. lopende honorariumvoorstellen, projecten, urenregistratie, facturatie en budgetbewaking. Het systeem zorgt daarbij voor een heldere weergave van onze projecten en bijbehorende financiële aspecten. Daarmee zijn onze bedrijfsprocessen efficiënter geworden en is de foutenlast sterk verminderd, dat levert ons bovendien veel tijdswinst op.”
Realtime inzicht
Met de integratie van YVI Ruby is grip houden op projecten en doelstellingen volgens Jarno een stuk eenvoudiger geworden. “Met YVI Ruby kunnen we nu gemakkelijk uren aan regieprojecten koppelen, projecten bewaken op budgetvoortgang en tijdig, snel en volledig factureren. Daarnaast hebben we nu real-time inzicht in de actuele status van lopende projecten, qua voortgang en financiën.
Natuurlijk is er intern tijd nodig om te wennen aan een nieuw softwaresysteem dat organisatie breed gebruikt wordt, maar onze collega’s hebben het nieuwe systeem snel omarmt. De overzichtelijke structuur van YVI Ruby heeft daar zeker aan bijgedragen. Op termijn gaat het gebruik van YVI Ruby ons dan ook zeker kosten besparen!”
