‘Al bijna 15 jaar een warme samenwerking’, Pieter van Meijl, directeur Van Meijl-Verhaegh
In 1995 start Pieter van Meijl zijn eigen bureau. Wanneer hij in 2003 tekencapaciteit tekortkomt en collega-ondernemer Geer Verhaegh juist rekencapaciteit, wordt adviesbureau Van Meijl-Verhaegh al snel een feit. Het bureau richt zich op de architectenbranche. De meeste projecten, ze voeren er zo’n 1.000 per jaar uit, zijn kortlopend. Dat doen ze met een bescheiden groep van zo’n 20 mensen. Zij vinden de zoekfunctie binnen het Ruby-pakket van YVI Family belangrijk, juist vanwege de grote hoeveelheid projecten. Door summier bepaalde trefwoorden in te geven komen collega’s al snel bij het juiste project terecht.
'Ons bureau kenmerkt zich door woorden als authentiek, dicht bij elkaar en familie. Daarom kiezen mensen voor ons. En dat is, naast het prettige Ruby-pakket, ook een van de redenen dat we voor YVI Family gekozen hebben. Onze bedrijven lijken qua sfeer en cultuur op elkaar.’ Aan het woord is Pieter van Meijl, directeur adviesbureau Van Meijl-Verhaegh.
‘Ik ervaar de samenwerking, die al een kleine 15 jaar duurt, als warm, met korte lijnen en we krijgen snel duidelijke antwoorden op vragen. Daar, in die logische connectie, ligt ook de kracht in onze samenwerking. Ruby is het soort software dat past binnen organisatie. Het is een toevoeging aan ons reilen en zeilen. Het levert niet direct een bijdrage aan onze productie en onze kennis, maar het is wel ondersteunend. We kunnen binnen het pakket in korte tijd veel informatie boven tafel halen en daardoor zijn we in staat om snel bij te sturen wanneer nodig.’
Het bureau werkte eerst met Corpex en stapte over naar het nieuwe platform Ruby. Pieter: ‘Ruby is eigentijds, het was een logische stap om daarin mee te gaan. Dit pakket sluit perfect aan op de huidige gang van zaken in de markt en op de wensen van ons bedrijf. We werken vanuit twee vestigingen wat betekent dat de administratieve collega’s niet fysiek bij de anderen werken. Het is daarom heel belangrijk dat er een duidelijk overzicht is van wie aan welk project gewerkt heeft. Als een klant bijvoorbeeld belt wil je heel snel na kunnen kijken met wie een bepaald telefoontje doorverbonden moet worden. En dat is gewoon goed geregeld binnen Ruby. Het programma is erg gebruiksvriendelijk: als je het project opent zie je bijvoorbeeld meteen aan de gekoppelde foto wie er aan het project heeft gewerkt.’
Ruby: ontworpen voor architecten, ingenieurs en bouwmanagementbureaus
‘Wij houden ons bezig met ons vak en we zijn geen boekhouders. Ik snap dat er mensen zijn die dit heel leuk vinden maar daar heb ik mijn adviseurs voor. Wat voor ons heel belangrijk is, buiten het feit dat we onze uren mooi in het pakket kwijt kunnen, is dat de facturatie goed loopt. Zo kun je een factuur bijvoorbeeld opsplitsen in verschillende deelfacturen of je kiest voor de optie ‘in regie’. We hebben het Ruby-pakket niet direct gekoppeld aan een boekhoudkundig systeem, want dat hebben we extern via onze accountant ingeregeld. Maar elke factuur die we digitaal verzenden wordt automatisch en direct gedeeld met onze accountant waarna automatisch een boeking volgt. Dat is een bijkomend voordeel van het pakket.’
Documentbeheer is belangrijk voor het bedrijf. Vanuit Ruby werkt dit beheer inmiddels al voor offertes en betalingsherinneringen. ‘We hebben al 25 jaar een eigen structuur op ons eigen netwerk. Dat wil ik niet zomaar loslaten. We zijn nu wel op een gecontroleerde manier aan het uitbreiden. Langzaamaan worden er stappen gemaakt op het gebied van documentenbeheer, waarbij zoveel mogelijk aansluiting wordt gezocht bij de mogelijkheden van het pakket. Juist vanwege deze langetermijnvisie is het belangrijk dat het gevoel bij YVI Ruby goed is. Het is niet de bedoeling dat ik over vijf jaar weer de overstap naar een ander pakket maak. Dat kan ik me ook niet voorstellen, want het is erg goed op niveau allemaal. Dat merken we aan de software en aan de manier waarop ze binnen YVI Family met ontwikkelingen mee willen gaan. Dat laatste zie ik dan ook als een kans, want dat geeft mogelijkheden om mee richting te bepalen. Voor ons is het een doeltreffend pakket, omdat doet wat het doen moet op het gebied van administratie. Want dat is uiteindelijk niet onze core business.’
Overstappen naar Ruby of niet?
Pieter heeft ook nog een boodschap voor anderen die nog in Excel of een ander pakket werken. In de praktijk blijkt dat overstappen vaak als een hoge drempel ervaren wordt. Pieter: ‘Ik zou zeggen: bijt door de zure appel heen. Want het levert uiteindelijk veel meer gebruiksgemak en overzicht op. Elke verandering kost energie, maar het loont uiteindelijk wel. Als je niet in staat bent om een veranderingsproces ingang wilt zetten dan gebeurt er ook niets. En dan blijf je staan waar je staat, en volgens mij is dat niet wenselijk als je kijkt naar groei en ontwikkeling.’
