'Het RUBY-pakket sprong er voor ons toch echt wel bovenuit', Gert Jan Samsom, architect-partner

Al ruim 80 jaar ontwerpt BDG Architecten als veelzijdig architecten en ingenieursbureau met enthousiasme voor het onderwijs, de zorg, woningbouw, kantoren en industrie. De drijfveer? De wereld een beetje mooier maken door maatschappelijke waarde te creëren. Binnen het bureau werken verschillende specialisten die opereren op het snijvlak van architectuur, stedenbouw, landschap en bouwtechniek. Dat maakt dat een ontwerp tot in detail vakkundig is vormgegeven.

Eerste indruk: jonge club met veel enthousiasme
‘Zo’n 3 of 4 jaar geleden kwamen we in contact met YVI Family. Onze eerste indruk was dat het een jonge club was met veel enthousiasme. Dat was aanleiding om eens verder te gaan onderzoeken in hoeverre we wat voor elkaar konden betekenen.’ Aan het woord is Bert Kok,  bureaumanager bij BDG Architecten, dat met vestigingen  in Zwolle, Amsterdam en Almere ontwerpt voor uiteenlopende opdrachtgevers door het hele land. In de BDG-gebouwen zit een bepaalde vanzelfsprekendheid die tegelijkertijd spannend of verrassend is. Samen met het ontwerp- en bouwteam zoeken de collega’s van BDG nét zo lang tot ze de beste en meest natuurlijke oplossing hebben gevonden.

Eigen pakket bouwen geen optie
Bert: ‘We zijn ook met andere pakketten dan YVI Ruby bezig geweest, maar dit sprong er toch echt wel bovenuit. Ook omdat het Nederlandstalig is. Bovendien moesten we in sommige andere pakketten veel energie steken om het om te vormen tot wat we wilden. En dat was bij YVI niet het geval.’ Gert Jan Samsom,  architect-partner bij het bureau vult aan: ‘En natuurlijk kun je er ook nog altijd voor kiezen om een eigen pakket te bouwen, bijvoorbeeld in Excel. Maar daar kleven ook weer allerlei nadelen aan. We zagen bovendien al snel dat er, mede door de koppeling met Power BI, veel relevante informatie uit het Ruby-pakket te halen is.’

De samenwerking in het kort
‘Als ik aan de samenwerking met YVI denk dan komen de woorden oplossingsgericht en laagdrempelig in me op. Zo hebben we bijvoorbeeld een lang voortraject gehad om alles goed te kunnen regelen. En daarin was men continu erg toegankelijk, zowel qua bereikbaarheid als qua meedenken’, vervolgt Gert Jan. ‘Uitdagingen zijn er overigens ook nog want we zijn nog niet tevreden over de manier waarop het valideren van uren door onze projectleiders werkt. Daarover zijn we nog met YVI in gesprek. We willen overigens zelf ook nog verdiepende stappen maken, bijvoorbeeld op het gebied van onze projectadministratie.’

Architecten visueel ingesteld
‘Aan de andere kant werkt het pakket wel heel intuïtief en horen we positieve geluiden uit de organisatie. De mensen die bij BDG werken denken van nature grafisch en mede daarom werkt dit pakket dat visueel mooi vormgegeven is ook zo goed voor ons. Ook de helpdesk scoort punten bij onze collega’s: als we een vraag hebben dan kennen ze je naam en dat werkt goed’, aldus Gert Jan. ‘Het is tóch prettig dat er een soort van persoonlijk contact is in plaats van te moeten communiceren met de zoveelste medewerker die geen idee heeft wie je bent. Tot slot ervaren we ook het vullen van uren, gewoon via je telefoon, als handig en zijn er verschillende standaardacties die je uit kunt laten voeren. Zoals het versturen van een automatische herinneringsmail aan mensen die hun uren nog niet doorgegeven hebben.’

Planning: van detail naar hoofdlijn
‘Daarnaast is een doorlopend punt binnen ons bureau natuurlijk de planning. Dat is nog wel een dingetje, want de planning van Ruby klopt theoretisch helemaal, maar voor ons is deze te detaillistisch. Wij plannen onze projecten vooral op hoofdlijnen terwijl het pakket vraagt om alle fases te vullen. En daarom zijn we nu aan het kijken naar hoe we dit goed vorm kunnen geven binnen het pakket. Dit is overigens ook een bekend probleem bij de andere pakketten uit de markt.’

Tips voor andere bureaus die willen overstappen
Bert: ‘De belangrijkste tip die ik heb is dat bureaus bij anderen gaan kijken naar hoe het pakket concreet werkt. Dat hebben wij ook gedaan waardoor we vooraf al veel vragen konden stellen.  Een andere tip is om er ook echt tijd in te steken, want de overstap kost energie in het begin. Maar als dat eenmaal achter de rug is? Dan werkt je meer gestructureerd en komt er rust op de werkvloer.’