Hoe verloopt het projectmanagement binnen jullie bedrijf? 
‘Onze ervaring met dit pakket is nog maar een maand oud, maar we zijn bijzonder positief over YVI Ruby. Dat heeft niet alleen te maken met het pakket zelf dat uiterst flexibel, up to date en toegankelijk is, maar ook met de manier waarop we door de mensen van YVI Family benaderd zijn.’ Dat zegt Bart van den Hork, architect bij Elemans van den Hork Architecten, een gerenommeerd architectenbureau uit het Brabantse land én lid van branchevereniging BNA. Het Osse bureau is ontstaan is 1992 en richt zich op architectuur, bouwadvies en projectmanagement, waarbij de kernwaarden Licht en Groen tot inspiratie dienen, vanuit de visie dat de natuur als basis bijdraagt aan het welzijn van de mens. Bij Licht denkt men aan daglicht, openheid en energie en bij Groen gaat het dan vooral om de natuur die rust brengt waardoor een leefomgeving vertrouwd voelt.

Zinvolle zoektocht
‘Onze zoektocht naar nieuwe projectmanagementsoftware is van start gegaan toen bekend werd dat ons huidige pakket ophield met bestaan. Maar los daarvan waren we al langer niet meer zo tevreden, omdat de toepassing vrij star was, waardoor we met veel omwegen onze projecten administratief moesten managen. Zo konden we bijvoorbeeld heel moeilijk projectinformatie rondom meerwerken bijhouden. Dat moest via een soort tijdrovende alternatieve route waarbij we dan maar projectsubnummers aanmaakten. Maar uiteindelijk creëerde dat niet echt een overzichtelijke situatie’, vult projectmanager Ferry Appelhof aan. ‘Klopt helemaal, het pakket werd eigenlijk al langer niet meer doorontwikkeld en aangepast aan de wensen van nu’, vervolgt Bart. ‘Als ik zie hoe goed ze dat bij YVI doen dan is het verschil heel erg groot. Nu kunnen we bijvoorbeeld vanaf onze iPhone en iPad bij het pakket, zodat we ook onderweg inzicht hebben en direct aanpassingen kunnen doen. Dat is heel erg fijn en het past precies bij de manier waarop we ook binnen ons bureau met de online mogelijkheden van nu om willen gaan.’

Niet té groot, niet té klein: YVI is precies goed
Dat men tijdens de selectie van een nieuw softwarepakket al snel bij YVI Family, en dus bij het Ruby-pakket uitkwam, laat zich gemakkelijk verklaren. ‘We hebben op verschillende manieren onze informatie ingewonnen: uiteraard online en ook door navraag te doen bij collega’s en andere partijen, zoals onze accountant. Er werden verschillende partijen genoemd, waaronder ook de grote spelers in de markt en juist hele kleintjes. Voor de groten gold vooral dat ze veel te veel boden binnen hun pakketten, waardoor er voor ons afleiding van de kern ontstond. Bovendien bleken ze, net zoals dat voor onze oude aanbieder gold, log en weinig flexibel. Uit ervaring wisten we dat kiezen voor zo’n pakket voor onrust zou gaan zorgen intern. En de kleintjes? Die konden dan weer niet aan onze specifieke behoeften voldoen. Uiteindelijk kwamen we online al snel YVI tegen, het was een kwestie van doorklikken naar de website en we waren geïnteresseerd. Al tijdens de demo, die we eenvoudig konden downloaden, viel op hoe intuïtief de software werkte. We konden al veel zelf ontdekken’, aldus Ferry. ‘Zo is bijvoorbeeld fase gestuurd onze budgetten kunnen bewaken enorm belangrijk voor ons. We hebben, los van complete projecten, ook veel separate deelopdrachten, en die willen we uiteraard graag goed digitaal kunnen registreren, zodat ook bijvoorbeeld de secretaresse of degene die verantwoordelijk is voor de administratie, de gegevens op de juiste manier kan interpreteren. En dat kán nu, met YVI Ruby, en dat scheelt ons nu veel overlegtijd, omdat we niet steeds met elkaar projectstanden door moeten nemen om onduidelijkheden op te lossen. Iedereen met de juiste autorisatie, kan nu precies zien hoe een en ander er voor staat, en is met enkele klikken snel en gemakkelijk bij de juiste informatie.’

Flexibiliteit is ware verademing
‘Vooral de flexibiliteit binnen dit pakket is een verademing’, zegt Bart. ‘We kunnen binnen een mum van tijd mensen, projecten en deelfasen toevoegen en snel weer wijzigen. De omwegen en handelingen van voorheen behoren gelukkig definitief tot het verleden. Het is enorm toegankelijk allemaal.’ ‘Dat positieve gevoel was er trouwens meteen al toen we de verschillende mensen van YVI Family ontmoetten’, vertelt Ferry. ‘We hadden eigenlijk helemaal niet het idee dat ze iets kwamen verkopen, terwijl dat vaak wel zo voelt als een partij over een nieuw pakket komt praten. Ze zijn vooral praktisch en meedenkend. Gewoon, heel down to earth, precies zoals wij dat zijn. Men was ook meteen duidelijk over de mogelijkheden en de onmogelijkheden van het pakket. En dat kan ik waarderen, dat er gewoon gezegd wordt waar het op staat. De specifieke vragen die we hadden in het voortraject werden ook goed en gedetailleerd beantwoordt. Dat is overigens nog steeds zo op het moment dat we verbeterpunten aandragen of om een modificatie vragen. En die zijn er vaak, want we hebben al zo’n stuk of vijf updates gehad in de maand dat we het gebruiken. Dat geeft ons een goed gevoel. De sfeer is heel open over en weer. En, ook niet onbelangrijk, ze kunnen goed luisteren.’

YVI Ruby in drie woorden
‘Als ik aan het pakket denk, en aan de mensen erachter, dan komen termen als gebruiksvriendelijk, eigentijds en flexibel in me op’, zegt Ferry. ‘Daar sluit ik me graag bij aan’, aldus Bart. ‘En up to date en toegankelijk, die woorden horen er ook helemaal bij.’

Benieuwd naar dé projecttool die voor jou werkt? Vraag gratis de 14 dagen demoversie aan!