‘De alternatieven in de markt voor ons huidige pakket zaten nét niet slim genoeg in elkaar, kijkend naar de hoeveelheid uren die we invullen bij projecten en de rapportages die we maken. Dat ging met name om het aantal kliks dat nodig is om te komen bij de informatie die je wil inzien of muteren. Wanneer je dat omslaat naar de 30 mensen die bij ons werken en het aantal projecten dat we draaien, dan is dat een behoorlijke belasting in tijd en energie’. Dat zegt Robert Winkel van Mei architects and planners, een kennisintensief architectenbureau uit Rotterdam dat zich richt op herbestemming, nieuwbouw en stedenbouwkundige strategieën. ‘Daarnaast kwam YVI als beste partij uit de bus omdat ze veel aandacht hadden voor onze vragen. Ze dachten inhoudelijk met ons mee en spraken onze taal. Bij sommige andere, grote partijen, werden we zo’n beetje van het kastje naar de muur gestuurd. Daar kwam ook nog bij dat veel andere pakketten behoorlijk aan de prijs waren.’
Meten is weten
Robert Platje, associate partner en projectmanager bij het architectenbureau vult aan: ‘Daarnaast is het erg prettig dat we nu met een online programma werken, wat we via elke pc, tablet of smartphone kunnen benaderen. Dat is echt een groot voordeel ten opzichte van de oude werksituatie. Wanneer je nu naar een vergadering rijdt, kun je bijvoorbeeld snel nog even kijken naar de status van een project of de urenregistratie op dat moment. Onze vorige leverancier stopte met ontwikkelen van het pakket dat we afnamen, dus we hadden in eerste instantie niet echt een keuze; we moesten overstappen om onze projecten goed te kunnen blijven managen. En daar zijn we nu erg content mee. Ook omdat we via het Ruby-pakket in percentages precies kunt zien waar je staat ten opzichte van het budget in tijd of geld. Percentages zeggen toch altijd meer dan absolute getallen wat ons betreft. En die functie hadden we niet in het oude pakket.’
Direct contact met de YVI-ontwikkelaars
‘Ook helpt dit pakket ons actief mee om vooraf in gesprek te gaan als we meerwerk aan zien komen, bijvoorbeeld omdat de hoeveelheid tijd die iets kost anders loopt dan verwacht of omdat de wensen van de opdrachtgever veranderen’, aldus Robert. ‘Klopt’, vult collega Winkel aan, ‘en daarnaast wil ik graag benoemen dat de overstap naar YVI Family geruisloos gelopen is. Ik weet dat veel bureaus een drempel ervaren rondom overstappen naar een ander pakket, want het is een belangrijke, ingrijpende beslissing in bedrijven waar een groot deel van de business draait om uren en projecten. Die overstap van het ene pakket naar het andere ging bijzonder soepel en we hadden toch wel een soort van opluchting hierdoor binnen ons bedrijf. Mijn tip aan andere architectenbureaus die nog twijfelen? Gewoon overstappen, er is geen enkele reden om te blijven hangen in een oud pakket. Bovendien is het Ruby-pakket op veel fronten aanpasbaar aan jouw gewenste situatie en wordt er continu doorontwikkeld door de mensen van YVI Family. Dat was trouwens ook heel fijn, dat je direct met de mensen praat die het technisch allemaal realiseren. Dat maakt het contact persoonlijk en niet zo corporate zoals je bij grote bedrijven vaak ervaart.’
Maak demo met eigen klanten
‘Andere bureaus raad ik aan om zelf in de markt te onderzoeken wat het beste bij ze past. Laat in elk geval een aantal proefprojecten aanmaken met gegevens van jouw klanten inclusief projectfases en getallen. Dat krijg je pas echt goed het gevoel van hoe een pakket werkt. Data gaat immers pas echt spreken als het om de klanten gaat die je zelf goed kent. Het zit hem soms in kleine details, in bepaalde inzichten die je hebben wilt. En dat zie je alleen als je zelf met het systeem test’, besluit Robert Platje.
