‘We beschikken over een groot magazijn waar we veel artikelen hebben staan die we gebruiken om te verhuren in de stand. Om een goed overzicht te houden en zaken te kunnen reserveren, hadden we een goed systeem nodig dat zowel projecten aan kon, alsmede het verhuren van producten. Met projecten bedoel ik projectmanagement: van het maken van offertes tot en met álles regelen rondom inhuur en plannen van in- en externe medewerkers. En van transport tot en met factureren.’ Aan het woord is François de Rop, werkzaam als DTP’er/designer bij The Inside, een internationaal allround standbouwbedrijf dat als sinds 1996 alle mogelijke stands ontwerpt, realiseert en op locatie bouwt. ‘We beschikken over een werkplaats waarin wij allerlei meubels en artikelen maken voor onze klanten. Denk aan tafels en balies, zij krijgen een artikelnummer en worden opgeslagen in het magazijn. Via onze software kunnen we alles aan elkaar koppelen en de juiste artikelen reserveren zodat we er nooit naast grijpen: vanaf het allereerste design tot de opbouw op de beurs: we kunnen er alles in kwijt.’
‘Ook de app, die op maat voor ons is gebouwd, is heel waardevol voor ons. Doel hiervan is om onze dienstverlening nóg verder te verbeteren. Je kunt je voorstellen dat er veel partijen betrokken zijn bij het bouwen van stands. Voorheen richtten de partijen, zoals de bouwers, chauffeurs, magazijnhoofd, directeur, hoofd buitendienst et cetera, dan een app-groepje in waarin alles besproken werd, óók wat er niet goed ging. Eventuele klachten verdwenen daarmee, waardoor er bij een volgende opdracht hetzelfde mis kon gaan. In de huidige app, die in de software geïntegreerd is, worden alle verbeterpunten keurig geregistreerd. Door deze documentatie verbeteren we onszelf continu’, aldus François. ‘We hebben overigens plannen om de app uit te breiden, zodat de collega’s er ook hun uren in kunnen schrijven. Maar ook relevante projectgegevens, zoals bijvoorbeeld het hotel dat we gedurende het verblijf voor ze boeken, willen we erin op laten nemen. Dan hebben de collega’s alles bij de hand en werkt het nog soepeler.’
"Start op tijd met de overstap naar projectmanagementsoftware en betrek er collega’s van verschillende afdelingen bij."
Francois de Rop, The Inside
‘Zo’n 2 jaar geleden zijn we, met behulp van een externe partij die veel ervaring heeft met grote softwaretransities bij banken en verzekeringsmaatschappijen, begonnen met onze zoektocht naar een passend projectmanagementsysteem. Tot dan toe hadden we allerlei deeloplossingen: een apart systeem voor het magazijn en één voor urenregistratie. Maar deze pakketten communiceerden niet met elkaar’, vertelt François. ‘Uiteindelijk zijn we met 3 partijen in gesprek gegaan. Zij hebben, nadat we onze probleemstelling voorlegden, meerdere malen demo’s gegeven. Al snel werd duidelijk dat we met YVI Family verder gingen, omdat we het gevoel hadden dat ze ons écht begrepen en in staat waren om adequaat op zaken te reageren. Bovendien klikt het ook goed met onze contactpersoon Alex Pier. Hij kwam zelf al meteen met goede ideeën. En dat is gedurende de hele implementatie, die ze van A tot Z voor hun rekening namen, zo gebleven.
‘Start op tijd met het traject, want dit soort transities duurt altijd langer dan je denkt. Realiseer je dat je ook intern capaciteit vrij moet maken om alles goed uit te rollen. Betrek vanaf dag één mensen van verschillende afdelingen om de neuzen dezelfde kant op te krijgen: van managementteam tot key user. Bij ons nam van elke afdeling één persoon deel aan de werkgroep. En zorg dat je iemand tegenover je hebt die je branche en het probleem dat je ervaart écht begrijpt. Let ook op de service ná de aankoop: wanneer er zich een probleem voordoet dan wil je snel en proactief geholpen worden. Tot slot, zorg ook dat je de nieuwe processen goed beschrijft, zodat voor iedereen duidelijk is hoe de nieuwe werkwijze gaat. Zelf hebben we daar Hogeschool-studenten voor ingezet, die precies wisten welke procesmanagementsoftware ze konden gebruiken. We zijn harstikke blij met de stap die we gezet hebben door met YVI Family in zee te gaan: we werken sneller, overzichtelijker en efficiënter. Dit hadden we achteraf al vele jaren eerder moeten doen’, besluit François.
